Die Rolle von PIM und Database Publishing in der digitalen Transformation

Elina Flaum, Melisa Sakar und Leon Huperz

In der Welt der Customer Experience sind ein nachaltiges Produkdatenmanagement, E-Commerce, Digital Marketing und viele weitere Themen entscheidend. Doch eine Gemeinsamkeit weisen alle Themen vor: Für jene Themen sind die Produktdaten und viel mehr ihre Qualität entscheidend. Anhand von STRACK NORMA wird deutlich, wie PIM und Database Publishing die digitale Transformation vorantreiben und dank eines cleveren Templating-Prozesses eine neue Ära der Automatisierung für Kataloge, Prospekte und Flyer eingeläutet wurde.

Produkt-Power im Rampenlicht: Herausforderungen bei der Datenverwaltung meistern

Angesichts der beeindruckenden Vielzahl von über 1.800 Artikel in über 120.000 Abmessungen bei STRACK NORMA stand das Marketingteam vor der anspruchsvollen Frage: Wie können die Produkte schnell, gezielt und effizient präsentiert werden? Printmedien sind dabei nach wie vor von großer Bedeutung, doch die manuelle Erstellung erwies sich als sehr zeitaufwendig. Zudem führte die uneinheitliche Datenpflege zu Inkonsistenzen in verschiedenen Datenbanken. Mit dem Ziel, auf Kundenbedürfnisse agil einzugehen und effizientere Prospekte, Kataloge, Flyer und vieles mehr datengetrieben zu erstellen, entschied sich STRACK NORMA, ein ein nachhaltiges PIM-System zu implementieren, um die wachsenden Heraus-forderungen zu meistern.

PIM-Implementierung in Zeiten der Pandemie

Die Entscheidung zur Implementierung eines PIM-Systems bei STRACK NORMA war der Start einer aufregenden Reise, die der Hersteller gemeinsam mit einem der größten europäischen IT-Digitalisierungsberater – valantic – antrat. Nachdem gemeinsam die Anforderungen und Ziele im Rahmen der Produktdatenkommunikation definiert wurden, erfolgte eine sorgfältige Evaluierung der PIM-Anbieter.

Während dieses Prozesses kam die Covid-19 Pandemie. Doch STRACK NORMA beschloss, die Zeit effektiv zu nutzen und das Projekt voranzutreiben. Mit Entschlossenheit, der Expertise von valantic und Willen des C-Levels, konnte so dennoch der Evaluierungs-Prozess sowie die anschließende PIM-Implementierung fortgeführt werden. Das Beson­dere in dieser Zeit war die vollständige Umstellung auf Remote-Kommunikation. Trotz der physischen Distanz entstand eine menschliche Verbindung, die einen wesentlichen Beitrag zum Erfolg des Projekts leistete.Technologisch gesehen lagen die beiden größten Herausforderungen in der Ablösung der eigenentwickelten Access-Datenbank und in der Automatisierung der Printpublikationen.

Eine erfolgreiche PIM-Implementierung in 5 Schritten am Beispiel von STRACK

1. Datenoptimierung und Normalisierung: Vereinheitlichung für klare Informationen

In der ersten Phase wurden die Produktdaten sorgfältig analysiert und optimiert, wobei sämtliche Begriffe, wie z.B. das Material „Stahl“, einer umfassenden Normalisierung unter­zogen wurden. Denn bis zum Projektstart verwendeten diverse Mitarbeiter verschiedene Termini, wie beispielsweise „Stahl“, „ST“ oder „Stahlwerkzeug“. Diese gezielte Bereinigung sorgte für qualitativ hochwertige Informationen. Weiterhin erfolgt einer der wichtigsten Grundbausteine eines jedes PIM-Vorhabens – Der Aufbau des Datenmodells um ähnliche Produkte in bestimmten Gruppen zusammenzufassen. Produkteigenschaften und Attribute wurden definiert und den zugehörigen Produktklassen zugeordnet, wodurch der Pflegedatenaufwand erheblich minimiert wurde. Die Daten liegen nun zentral und für alle zugänglich in einer SSoT vor.

2. MAM-Datenbank für effiziente Medienverknüpfung

Die zweite Phase umfasste den Aufbau des innerhalb des PIM-Systems inkludierten MAM-Moduls mit Produkt­fotos, technischen Zeichnungen und Einbauzeichnungen. Aufgrund des inkludierten MAM-Moduls konnte so automatische Verknüpfungen sowie Beziehungen zwischen den Produkten und den Assets realisiert werden. Dadurch wurde der Aufwand bei der Medienverknüpfung erheblich reduziert und beschleunigt.

3. Definition der Ausgabekanäle: Maßgeschneiderte Produktinformationen

Die Ausgabekanäle wurden in drei Phasen definiert. Dabei wurden die unterschiedlichen Anforderungen jedes Kanals berücksichtigt. Durch definierte Quality Gates wird sichergestellt, dass  nur ausgabekanal-spezifische  Daten in die Kanäle ausgespielt werden. So werden an beispielsweise Shop-Applikationen spezifische Daten wie Größe, Farbe oder auch der Warenbestand und -verfügbarkeit ausgespielt.

4. Effiziente Schnittstellenintegration

In der vierten Phase wurden Schnittstellen zum ERP-System, zur Webseite, zum Webshop und über das priint:comet Plug-in zu Adobe® InDesign® implementiert. So konnte ein reibungsloser Datentransfer sowie eine nachhaltige Gesamtkomposition im Sinne der Systemarchitektur geschaffen werden.

5. Templates für maßgeschneiderte Printmedien

In der abschließenden Phase wurden Templates für die Printmedien in InDesign erstellt. Diese maßgeschneiderten Vorlagen ermöglichten die effiziente Erstellung von Katalogen, Prospekten und Flyern. Eine einzige Vorlage deckt mehrere Produkte oder Kapitel ab, was heute den Gestaltungs-Prozess erheblich vereinfacht.

Dank dieser strukturierten Vorgehensweise arbeitet STRACK NORMA heute auf Basis einer effizienten Produktdatenverwaltung, die die Basis für eine erfolgreiche digitale Transformation bildet. Die optimierten Abläufe und die zentrale Datenverwaltung ermöglichen es dem Unternehmen, schnell und gezielt auf Kundenbedürfnisse einzugehen und die
Customer- und Product Experience zu verbessern.

Meisterwerk Templating: Effizienz, Freiheit und Zeitersparnis im Marketing

Das Vorgehen beim Templating bei STRACK NORMA ist strategisch und kreativ zugleich: Nach sorgfältiger Prüfung der Daten in Contentserv werden Attribute für das Template festgelegt. Mithilfe von Skizzen entsteht eine einheitliche Struktur, die bewährte Elemente aus vorherigen Templates integriert. Die Templates werden zum Leben erweckt und nahtlos mit Contentserv verknüpft, was Gestaltungsregeln und Formatierungen umfasst.

Dank der Etablierung eines nachhaltigen PIM-Systems und somit einem SSoT für alle Produktinformationen sind diese stets aktuell und regelkonform.

Fazit:

Die Implementierung eines intelligenten PIM-Systems bei STRACK NORMA hat sich als Schlüssel zur erfolgreichen digi­talen Transformation erwiesen. Durch einen modernen Implementierungsansatz sowie der großen Effizienz im Rahmen der Produktdatenverwaltung, konnte so eine erfolgreiche Multi-channel-Strategie etabliert und den Grundstein für ein nachhaltiges Product Experience Management gebildet werden. Die Verwendung von Templates für die Produktion der 24 Prospekte und 3 Kataloge mit bis zu 1.100 Seiten pro Jahr ermöglichte nicht nur Zeitersparnis und Effizienz im Marketing, sondern auch mehr Raum für Kreativität und die agile Erfüllung von Kundenanforderungen.

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