La fonction d'une fiche technique dépend de ce que le fabricant veut communiquer à chaque groupe cible. La première étape de la création d'une fiche technique consiste à prendre en compte cette fonction de base. Par exemple, les aspects liés au contenu peuvent aller d'une simple présentation à une présentation très détaillée des caractéristiques du produit, des informations sur l'installation, des exemples d'application, la preuve des ingrédients ou de la conformité aux normes, les données de commande, les graphiques techniques, les diagrammes et bien plus encore. Les produits sont également fréquemment comparés sur des fiches techniques pour permettre au groupe cible d'évaluer les options. Les variantes des produits sont également illustrées et décrites.

La tendance actuelle à fournir des informations contextuelles à la demande se poursuit avec les fiches techniques. Cela signifie qu'il n'existe pas seulement des fiches techniques pour chaque produit mais que, par exemple, les domaines d'application sont définis sous les produits individuels ou que d'autres applications de produits sont présentées, ce qui fait que la fiche technique est de plus en plus orientée vers l'application et la tâche. Cette évolution du rôle de la fiche technique signifie qu'à l'avenir, un nombre nettement plus important de fiches techniques seront produites dans une plus grande variété.

La création de fiches techniques individualisées à la demande ne peut être réalisée que par l'automatisation. Avec priint:suite, il est possible de fournir à un acheteur en ligne la fiche de données analogique, sous forme de PDF à télécharger, directement après sa recherche.