Web2Publish – Wenige Klicks zur kundenzentrierten Kommunikation

Die Produktkommunikation steht zunehmend im Zeichen der Individualisierung und Effizienz. Im Vortrag „Web2Publish – Wenige Klicks zur kundenzentrierten Produktkommunikation“ wurde der innovative Ansatz vorgestellt, mit dem Unternehmen ihre Kataloge und Publikationen in kürzester Zeit und exakt auf die Bedürfnisse ihrer Kunden abstimmen können. Durch den Einsatz von Web2Publish werden Prozesse optimiert und gleichzeitig die Verantwortlichkeit in den Vertriebsteams gestärkt.

Der Katalog als wertvolle, kostengünstige Unterstützung im Vertrieb

Im Vertrieb zählt jedes Detail – auch die scheinbar kleinen, aber strategisch wichtigen Instrumente, wie der Katalog. Während ein persönlicher Termin eines Vertriebsmitarbeiters beim Kunden etwa 1.000 Euro kostet, belaufen sich die Produktionskosten auf zirka 25 Euro. Doch dieser kleine Betrag entfaltet eine große Wirkung: Der Katalog bleibt über Jahre hinweg im Büro des Kunden, sorgt für die Präsenz des Unternehmens auch in Abwesenheit des Vertriebsmitarbeiters und stärkt die langfristige Bindung. Als langlebiges, haptisches Marketinginstrument ist er jederzeit griffbereit und ergänzt die persönliche Beziehung.

Die Vision des Global Produktmanagers bei Aesculap

Der Global Produktmanager von Aesculap, verantwortlich für die Bereitstellung von Sales-Tools in über 120 Ländern, entwickelte ein visionäres Konzept für den Katalog. In einem Workshop zur automatisierten Katalogproduktion skizzierte er ein Szenario, in dem der klassische Katalog durch personalisierte Varianten ersetzt würden, da die Meinungen der Vertriebsmitarbeiter bzgl. der Notwendigkeit von Katalogen stark variierten.

In diesem Beispiel würden die Vertriebsmitarbeiter selbst entscheiden, welche Inhalte für ihre jeweiligen Kunden relevant sind und die Kataloge individuell zusammenstellen. Unterstützt durch Business Intelligence (damals SAP BI, heute KI), könnten die Kataloge automatisch kundenrelevante Produktempfehlungen enthalten. Ziel des Szenarios war eine personalisierte 1:1-Produktion in gleichbleibend hoher Qualität für Kunden weltweit.

Die Herausforderung der Datenqualität und der Shift hin zur Personalisierung

Bei der Frage, ob eine Automatisierung der Katalogproduktion möglich sei, stellte sich heraus, dass die vorhandenen Daten noch nicht ausreichten. Zwar lässt sich ein Katalog automatisiert erstellen – schneller und kostengünstiger –, aber die eigentliche Vision war, für jede Klinik einen personalisierten Katalog zu liefern.

Dies bedeutet einen Shift in der Verantwortlichkeit: Früher entschied der Produktmanager die inhaltliche Produktzusammenstellung, beim personalisierten Katalog sollte diese Entscheidung jedoch zunehmend vom Vertrieb übernommen werden. Um diese Vision zu realisieren, wird eine flexible und effiziente Lösung benötigt: Web2Publish.

Web2Publish – Effiziente Dokumentenerstellung im Self-Service

Web2Publish ist ein Modul der priint:suite, das den Nutzern ermöglicht, Dokumente im „Self-Service“ zu erstellen – genau dann, wenn sie gebraucht werden. Das Prinzip „On Demand“ sorgt dafür, dass Dokumente schnell und flexibel generiert werden können.

Ein weiterer Vorteil ist das „Manifestieren von Daten“. Die erzeugten Dokumente stellen Informationen klar und verbindlich dar – schwarz auf weiß – und schaffen so Vertrauen, insbesondere im Vertrieb. Zudem gewährleistet Web2Publish, dass alle Dokumente stets „Up-to-Date“ sind, da sie auf aktuellen Daten basieren und in den benötigten Zyklen erstellt werden können.

Das Prinzip „Instant“ rundet die Lösung ab: Dokumente können jederzeit und sofort erstellt werden, was zu einer erheblichen Zeitersparnis führt.

Obwohl Web2Publish nicht für jedes Unternehmen die passende Lösung ist, zeigt sich, dass dieses Modul am Puls der Zeit ist und moderne Ansätze zur Dokumentenerstellung ermöglicht. Andere Unternehmen mögen unterschiedliche Wege wählen, aber die Flexibilität und Aktualität von Web2Publish machen es zu einer zukunftsorientierten Wahl.

Die Notwendigkeit einer Datenbank für Kataloge und Publikationen

Eine Datenbank wird dann unverzichtbar, wenn Kataloge und Publikationen in großem Umfang verwaltet und gepflegt werden müssen. Ein Beispiel: Ein fiktiver Katalog mit 1.000 Seiten und 1.000 Datensätzen kommt ohne Datenbank aus. Doch soll er in 20 Sprachen publiziert und darüber hinaus auch noch mehrere Spartenkataloge erstellt werden, steigt der Umfang schnell auf zigtausende Seiten. Werden diese Kataloge über Jahre hinweg gepflegt und regelmäßig aktualisiert, ist eine leistungsfähige Datenbank unerlässlich.

Ein solches Szenario führte vor 14 Jahren zur Entwicklung des priint:planners. Dieses Modul der priint:suite automatisiert und optimiert die Verwaltung von Katalogen. Dokumente – als PDF, InDesign oder Illustrator – zentral in einem Cloud-Storage-System gespeichert. Effektives Workflow-Management verteilt Aufgaben und koordiniert die Publikations-Erstellung. Die Verarbeitung erfolgt über Server mit Rendering-Services, InDesign-Server, PDF-
Renderer und priint:cloud.

Power User versus Gelegenheitsuser

Die Benutzeroberfläche für Power-User ist darauf ausgelegt, den komplexen Publikationsprozess zu verwalten, mit Funktionen wie Dashboards, Kanban-Boards und einer Produktionsüberwachung. Diese Benutzeroberfläche richtet sich an Nutzer, die sich regelmäßig mit dem Publikationsprozess arbeiten und über die nötige Expertise verfügen.

Im Gegensatz dazu können die Vertriebsmitarbeiter, die nur gelegentlich mit Publikationen zu tun haben, diese Power-User-Oberfläche nicht bedienen. Für sie wurde eine vereinfachte Benutzeroberfläche entwickelt, die auf denselben Workflows und Templates basiert, jedoch deutlich benutzerfreundlicher ist. So können auch Gelegenheitsnutzer, die selten mit der Erstellung von Publikationen betraut sind, diese schnell und fehlerfrei erstellen.

Personalisierung von Publikationen

In seinem Vortrag und seiner Demo hat Horst Huber das Cordes Graefes-Projekt vorgestellt, bei dem in nur vier Schritten personalisierte Kataloge erstellt wurden. Diese Schritte bzw. Wizards sind konfigurierbar. Dabei wurde deutlich, dass eine komplexe Datenbank nicht zwingend erforderlich ist. Stattdessen wird ein einfaches Excel-Dokument mit grundlegenden Produktinformationen genutzt, um Kataloge zu personalisieren – inklusive individueller Preise und Promotiontexte.

Dieser pragmatische Ansatz zeigt, dass man mit einfachen Mitteln und einer guten Workflow-Integration schnell erste Erfolge erzielen kann, ohne sofort eine aufwendige Datenbank oder ein komplexes kuratiertes Sortiment zu benötigen. Dies ermöglicht eine schnelle und flexible Personalisierung von Katalogen und anderen Publikationen.

Zukunftsperspektiven

Die priint:suite entwickelt sich weiter, um den Bedürfnissen der Unternehmen gerecht zu werden. Ab 2025 wird das Web2Publish-Modul als Teil der Standard Delivery verfügbar sein, mit einer noch flexibleren Konfiguration der Wizards und erweiterten Funktionen wie der Unterstützung von priint:cloud. Denn Fakt ist, dass die zunehmende Verantwortung für Umsatzsteigerung immer mehr in die Fachabteilungen wandert, die daher mit benutzerfreundlichen Tools ausgestattet werden müssen. Die priint:suite bietet diese Tools, die es den Fachabteilungen ermöglichen, ihre Publikationen selbst zu erstellen und zu verwalten – ganz ohne die Unterstützung von Power-Usern. Die Benutzeroberfläche für diese neuen Zielgruppen wird stark vereinfacht, um den Prozess so effizient und fehlerfrei wie möglich zu gestalten.