Mach mal schnell kundenindividuell – Erfahrungen aus zwei priint-Projekten

EGGER, ein weltweit führender Hersteller von Holzwerkstoffen, zeigt mit der Automatisierung kundenindividueller Preislisten und Dekorbücher, wie technische Herausforderungen effizient und durchdacht gelöst werden können. Stefan Müller, Head of Marketing IT, gibt Einblicke in innovative Ansätze, die Präzision und Individualisierung in der Printproduktion ermöglichen.

Print-Automatisierung bei EGGER: Maßgeschneiderte Lösungen für komplexe Herausforderungen

Stefan Müller, Head of Marketing IT bei EGGER, gewährte in seinem Vortrag spannende Einblicke in die Herausforderungen und Erfolge zweier wegweisender Print-Automatisierungsprojekte: der kundenindividuellen Preisliste und des Dekorbuchs. Dabei zeigte er, wie historisch gewachsene Prozesse durch innovative Ansätze modernisiert und automatisiert wurden – eine Erfolgsstory, die Technik, Organisation und Kreativität vereint.

Projekt 1: Vollautomatisierte, kundenindividuelle Preisliste

Mit den mehrmals im Jahr anstehenden Preis- und Sortimentsanpassungen, der Verwaltung von über 30.000 Artikeln in 22 verschiedenen Sprachen und der angestrebten globalen Harmonisierung der Daten stieg die Komplexität erheblich. Obwohl die Preislisten nur wenige Male pro Jahr neu erstellt wurden, führten die laufenden Änderungen zu einem kontinuierlichen Aufwand. Hinzu kam, dass viele für die Automatisierung erforderlichen Daten und Metadaten in den bestehenden Systemen unvollständig oder gar nicht erfasst waren. Besonders herausfordernd war die Konsolidierung dieser Daten sowie ihre Anpassung an globale Anforderungen, was eine präzise Abstimmung und Koordination zwischen den verschiedenen Regionen notwendig machte.

Die Vielschichtigkeit der Herausforderung zeigte sich besonders in der Vielzahl der regional unterschiedlichen Preislisten. Zehn verschiedene Varianten, jede mit eigenen Subvarianten und spezifischen Anforderungen, mussten in ein weltweit anwendbares Template überführt werden. Zunächst stieß diese Notwendigkeit auf interne Widerstände. Vertriebsmitarbeitende befürchteten, dass eine Standardisierung die kundenindividuelle Anpassung und regionale Flexibilität einschränken könnte.  Viele intensive Abstimmungen und detaillierte Diskussionen führten schließlich zu einer Lösung, die sowohl den regionalen Anforderungen gerecht wurde als auch eine übergreifende Struktur für konsistente Prozesse ermöglichte. Das Resultat: Ein harmonisiertes Template, das heute in vier Ausleitungsvarianten verwendet wird und die Arbeit des Vertriebs effizient und nachhaltig unterstützt.

Wie erwähnt, wurden die für eine Automatisierung erforderlichen Daten und Metadaten in den bestehenden Systemen nicht vollständig erfasst. Um diese Lücke zu schließen, war eine Erweiterung des Product Information Management-Systems (PIM) unerlässlich.

Dies zog eine umfassende Anpassung der Datenmodelle nach sich und erforderte die Schulung der Mitarbeitenden, um sicherzustellen, dass sie die neuen, automatisierten Prozesse effizient umsetzen konnten. Dieser ganzheitliche Ansatz ermöglichte nicht nur die technische Umsetzung, sondern förderte auch die langfristige Akzeptanz im Unternehmen.

Doch selbst nach der erfolgreichen Vereinheitlichung der Preislisten und der Implementierung neuer Systeme war die größte Herausforderung noch nicht gemeistert: Es stellte sich heraus, dass die bestehenden Preislisten keine klassischen Preislisten waren, sondern vielmehr Vertriebsbroschüren, die umfangreiche, werbliche Content-Blöcke beinhalteten. Um diese in einem standardisierten Automatisierungsprozess zu integrieren, war es notwendig, die Inhalte neu aufzubereiten und zu gliedern.

Zu den technischen Herausforderungen zählte die regelbasierte Preispflege in SAP, die eine präzise und flexible Preisberechnung für individuelle Kundenanfragen sicherstellt. Zu Beginn des Projekts dauerte das Abrufen der rund 30.000 Artikelpreise jedoch noch sechs Stunden. Mithilfe eines neu implementierten Caching-Systems und weiterer Optimierungen wurde die Laufzeit auf 30 Minuten reduziert – ein entscheidender Fortschritt, um Preislisten on-demand zu erstellen.

Komplexität sichtbar gemacht: Werbliche Inhalte, Tabellen und Regelwerke verdeutlichen die Herausforderungen der Preisliste vor ihrer Automatisierung.

Projekt 2: Kundenindividuelles Dekorbuch

Das Dekorbuch, das eine Kombination aus einem klassischen Produktkatalog und werblichen Teilen darstellt, stellte ebenfalls hohe Anforderungen an die Automatisierung. In diesem Fall musste EGGER nicht nur die Produktauswahl, sondern auch die gesamte Gestaltung des Dekorbuchs auf die individuellen Wünsche der Kunden anpassen, denn das Dekorbuch wird maßgeschneidert kundenindividuell er­stellt und beinhaltet sowohl marktspezifische Informationen als auch eine auf den jeweiligen Kunden zugeschnittene Produktauswahl.

Herausforderung Dekorbuch: Individuelle Produktauswahl und dynamische Werbeinhalte stellen hohe Anforderungen an die Automatisierung.

„Die Herausforderung lag im dynamischen Zusammenspiel der individualisierten werblichen Teile und dem klassischen Produktkatalog“, erklärte Stefan Müller. Die Individualisierung erstreckte sich dabei auf das Deckblatt, die Rückseite und den gesamten Katalogteil, der mithilfe einer CSV-Datei aus dem Extranet gespeist wird. Hier standen die Verantwortlichen vor der Aufgabe, nicht nur die richtige Produktauswahl zu treffen, sondern auch die Werbeinhalte flexibel und dynamisch anzupassen. Besonders knifflig wurde es, wenn Produkte, die nicht im Katalog enthalten sein sollten, dennoch im werblichen Teil auftauchten. Diese Fälle machten eine Dynamisierung der Inhalte erforderlich, um konsistente Ergebnisse zu gewährleisten.

Tools, Prozesse und Erfolgskriterien

Für beide Projekte setzt EGGER auf die priint:suite. Während beim Dekorbuch die Grafiker die Automatisierung zunächst manuell anstoßen, bedienen im Fall der Preisliste die Vertriebsmitarbeitenden das System direkt, was die Implementierung auf globaler Ebene enorm vereinfacht. Hier zeigt sich der Vorteil der zentralisierten IT-Struktur bei EGGER, die es dem Unternehmen ermöglicht, Lösungen weltweit auszurollen und die Prozesse global zu harmonisieren.

Die Zusammenarbeit mit Partnern wie CON10COM war entscheidend für den Erfolg der Projekte. Doch ebenso wichtig war die Flexibilität der Vertriebsmitarbeitenden, die es dem Unternehmen ermöglichte, die neuen Systeme effizient zu integrieren und die notwendigen Anpassungen schnell und zielgerichtet umzusetzen.