In-House Development oder Outsourced Services?

Ein Erfahrungsbericht, wie der internationale Holzgroßhändler JAF mit einem Implementierungspartner, innovativen Methoden und der priint:suite von WERK II ein preisgekröntes Print Publishing System aufbaute, die Medienwelten Print und Web miteinander verband und als treibende Kraft die Transformation zum In-House Development meisterte.

Das Projekt zur Produktion von mehrsprachigen Produktkatalogen begann für JAF im Herbst 2016 mit der Systemauswahl. Da im Holzhandelsunternehmen schon Jahre zuvor ein PIM installiert wurde, dessen angereicherte Daten man nach dem Go-Live vom Online-Shop auch für Print nutzen wollte, wurde der Fokus auf eine Publishing Software gesetzt, die über Schnittstellen die Daten vom PIM- und ERP-System in Layouts ausleiten und dort auch aktualisieren konnte.

Ziel war es auch eine Option zu schaffen, mit der die Publikationen und Produkte vom Publikationsmanager geplant sowie die Layouts vorab generiert und geprüft werden können, ohne hierfür auf das Marketing-Team zurückgreifen zu müssen. Die Grafiker aus dem JAF-Team sollten also bereits automatisiert aufgebaute Seiten mit freigegebenen Inhalten für den Feinschliff bekommen und ihrerseits individuelle Marketing-Inhalte anreichern können. Wichtig war auch, dass im System eine Logik für die Datenausleitung gespeichert werden kann – diesen Anforderungen entsprechend lag die Auswahl der priint:suite auf der Hand.

Automatisierte Produktion von Produktkatalogen bei JAF

Der Systemauswahl folgten dann User Stories, ein paar Workshops mit dem gewählten Implementierungspartner, die Beistellung von Musterdokumenten sowie eine ebenso kundenseitig definierte, ellenlange Mindmap mit hunderten von Knoten und Querverbindungen.

In der Mindmap war bei jeder dieser Knotenpunkte eine Script-Logik für einen Platzhalter im Template mit den Verweisen auf die entsprechenden Quelldaten der PIM- und ERP-Schnittstelle, den Abhängigkeiten im Kontext des konzipierten Gesamtsystems sowie den detaillierten Abfrage-Bedingungen und den daraus resultierenden Variationen für die Ausleitung im Layout verschriftlicht.

Das auf diesem Wege kreierte Logik-Konstrukt hatte bereits das gewünschte hohe Maß an Flexibilität und Erweiterungsfähigkeit in sich definiert. Durch diese innovativen Methoden blieben eine Unzahl an den sonst üblichen Templates mit 1:1 Mappings der Datenfelder erspart – alles war wie aus einem Guss.

Der Implementierungspartner war fix an Bord

Mit der Aufgeschlossenheit, die der Dienstleister diesem komplexen, vordefinierten Projekt entgegen gebracht hatte, waren rückblickend und initial gesehen die Outsourced Services nach der Waterfall-Methode der richtige und auch der einzig gangbare Weg, um das Projekt auf die Beine zu stellen und im Zeitplan zu bleiben.

Das externe Team brachte in Zusammenarbeit mit dem Software-Hersteller das Know-how und die notwendige Erfahrung für das Setup der priint:suite ein und setzte die in der Mindmap beschriebene Logik mit den verschiedenen Programmiersprachen des Systems um.

Der Anfang war gemacht

Mit jeder Anpassung und Erweiterung der vordefinierten Logik entstand eine immer größer werdende Mindmap mit tausenden von Knoten und Querverbindungen. Change Requests wurden mit einer kurzen Beschreibung und einem entsprechend der Logik angepassten Musterdokument für die monatliche Planung des Dienstleisters priorisiert, sofern im nächsten Sprint überhaupt noch Kapazitäten frei waren.

Kleine und einfache Änderungen wurden oft zugunsten größerer Anpassungen, die sich dann doch wieder nicht vollständig bis zum nächsten geplanten Deployment am Produktivsystem ausgingen, hinten angereiht. Größere Entwicklungen wurden teils, aufgrund der vielen kleinen Tasks und den fehlenden Ressourcen, erst gar nicht umgesetzt. Die Systementwicklung alleine über Outsourced Services verlor mit dem wachsenden System zunehmend an Dynamik.

Das Potential der Autonomie

Es verstärkte sich der schon zu Projektbeginn vorhandene Wunsch, kundenseitig direkt am System entwickeln zu können, um die laufenden Anpassungen zeitnah und auch kostengünstig dem Live-Betrieb zur Verfügung stellen zu können. Da die implementierte Logik ja federführend geschrieben und somit bestens bekannt war, wurden aufgrund der Situation und Vertrauensbasis sowohl vom Implementierungspartner als auch vom Software-Hersteller Tür und Tor für diesen bislang eher ungewöhnlichen Weg geöffnet.

Nach einer fünftägigen Schulung bei WERK II im Herbst 2018, der Lizenzierung der SDK-Software für ein lokales Entwickler-System bei JAF und einem aktualisierten SLA-Vertrag, in dem der Prozess der gemeinsamen Systementwicklung aufgenommen wurde, waren die gestellten Bedingungen erfüllt, um mit einem In-House Development starten zu können.

Das priint:suite SDK brachte mit all seinen Komponenten aber auch viele Komplexitäten mit sich, die man erst einmal „on the job“ kennenlernen musste.

Von Jahr zu Jahr vertiefte sich das Know-how bei JAF und so konnten und können mit der Unterstützung von WERK II immer mehr Bereiche des Systems bereits „In-House“ bedient werden – vom vollständigen Verwalten der Musterdokumente, dem Workflow-Setup, dem Template-Bau, dem Entitäten- und Platzhalter-Setup bis hin zu den Anpassungen und Erweiterungen in der Programmierung und dem eigenständigen Deployment am Produktivsystem.

Mithilfe vom In-House Development gewann und gewinnt die Systementwicklung neben der Zeit- und Kostenersparnis wieder zunehmend an Dynamik. Durch das interaktive, agile Zusammenwirken mit dem Implementierungspartner kommen zahlreiche, sich gegenseitig befruchtende Ideen auf, die in den Funktionsumfang des Print Publishing Systems bei JAF einfließen. Diese Impulse bringen die Systementwicklung richtig in Fahrt und es entstehen immer wieder neue, umfangreiche Projekte, die mit Outsourced Services alleine auf der Strecke blieben.

Ein Beispiel hierzu soll nicht unerwähnt bleiben. In Anbetracht der immer wieder gestellten Frage, ob Printkataloge noch zeitgemäß sind, gehört zu den interessantesten aktuellen Print-Projekten bei JAF bestimmt der Export von interaktiven PDFs mit automatisch generierten Querverweisen im Dokument und den für den Geschäftserfolg besonders wertvollen Hyperlinks zu den Produktseiten im Online-Shop. Diese Methode verbindet die Qualität eines klassisch gesetzten und übersichtlichen Print-Layouts mit den Vorzügen eines Online-Shops optimal.