Hilfe – gute Mitarbeiter fehlen und die Produktinnovation lahmt! Mit adaptivem Organisationsdesign attraktiv und erfolgreich sein

Was können wir tun, um die richtigen Talente für das Unternehmen zu gewinnen und sie dann zu halten? Oft lautet die Antwort, ihnen mehr Geld zu zahlen. Ist das wirklich die Lösung, dass Mitarbeiter sich entscheiden zu bleiben? Jens Thiemann zeigt, wie Sie Ihre Unternehmensstrukturen so gestalten können, dass die Produktinnovation gesteigert und Ihre Mitarbeiter bleiben.

Der Mangel an qualifizierten Fachkräften ist allgegenwärtig und mit verschiedenen Generationen im Unternehmen wachsen die Anforderungen, um gute Fachkräfte halten zu können. Um also einen Weg zu finden, unsere Experten nicht zu verlieren und frühzeitig zu erkennen, wann wir wirklich einen weiteren Experten brauchen, müssen wir uns die Struktur von Unternehmen und Organisationen ansehen. Die Analyse zeigt, dass es häufig drei verschiedene Arten von Unternehmensstrukturen gibt.

• Formale Struktur: Dies ist das klassische Design mit Hierarchien, Teamzuweisung und wer Informationen an wen in der Hierarchie weitergibt. In der Regel wird dies in einer Betriebsversammlung vorgestellt, jeder erhält seinen Jobtitel und auf dieser Grundlage wird die Gehaltsspanne festgelegt. Die negativen Seiten an dieser Struktur sind Bürokratie, Intransparenz und fachspezifische Silos.
• Informelle Struktur: Die Struktur fokussiert sich auf das Zwischenmenschliche und analysiert, wie Menschen wirklich zusammenarbeiten und Lösungen außerhalb der formellen Struktur finden. „Hey, lass es uns das so machen, aber sag es nicht unserem Chef.“ Diese Struktur ist oft durch langsame Entscheidungsprozesse, politische Spielchen und Überschreitung von Hierarchien gekennzeichnet.
• Wertschöpfende Struktur: Hier geschieht die Magie.Sie haben einen Arbeitsraum geschaffen, in dem Menschen motiviert werden und ihren Wert für das Team kennen. Das ist das Ziel für das Unternehmen, eine wertschöpfende Struktur zu haben.

In einer Organisation braucht man natürlich die formale Struktur, und man kann nicht alle Probleme lösen, die in die informelle Struktur passieren, aber in den meisten Organisationen und großen Unternehmen sieht man, dass in Veränderungsprozessen nur an der formalen Struktur gearbeitet wird.

Wie Sie damit beginnen, eine wertschöpfende Struktur in Ihrem Unternehmen zu erschaffen

Beginnen Sie mit kleinen Veränderungen, wie z. B. indem Sie hinterfragen, wie es möglich ist, Arbeit zu delegieren und wie die Kommunikation aussieht. Im besten Fall können Sie diesen Prozess für andere Teams adaptieren. Ändern Sie die gesamte Sicht auf die Hierarchie, schaffen Sie eine flexible, netzwerkartige Struktur und ein modulares System für die gesamte Organisation und denken Sie immer daran, dass Sie anpassungsfähig bleiben müssen. Das bedeutet, dass es ein nie endender Prozess ist, eine wertschöpfende Struktur zu etablieren.

Die drei Strukturen einer Organisation

Da sich Menschen verändern, neue Innovationen uns zwingen, Verhaltensmuster und Prozesse neu zu denken und sich Märkte weiterentwickeln, muss innerhalb der Organisation klar sein, dass die Struktur nicht etwas ist, das irgendwann festgelegt wurde, sondern sich den Veränderungen anpassen muss. Sie muss modular und veränderbar sein, wenn Anpassungen erforderlich sind. Dennoch sollte der Mensch immer im Mittelpunkt stehen.

Hinterfragen Sie Ihr Unternehmen: Warum gibt es Ihr Unternehmen? Was tragen Sie am Markt bei? Was ist Ihre Kernkompetenz? Stellen Sie Ihre Teams auf der Grundlage der Antworten in den „Value Streams“ zusammen. Sie werden sehen, dass es nicht auf funktionalen Silos basiert, sondern darauf, was jedes Team liefert. Sie werden z. B. sehen, dass ein Value Stream „Wir liefern Software“ oder „Wir sind die Serviceabteilung; wir liefern unseren Kunden erfolgreiche Projekte“ lautet.

Stellen Sie sich vor, wer diese Value Streams und die Teams unterstützt, z. B. wird der Value Stream der Softwarebereitstellung möglicherweise vom internen IT-Team unterstützt, da dieses die für die Bereitstellung der Software erforderliche IT-Infrastruktur geschaffen hat. Das Marketing hilft bei der Bewerbung der Software. Wenn Sie die Teams finden, die Sie mit einer Value unterstützen, haben Sie Ihre Plattform-Crews gefunden.

Manchmal sehen Unternehmen nur das Ergebnis von Teams und fragen sich, warum der Zeitinvest dabei so hoch ist und überlegen, wie das Team richtig und effizienter aufgestellt werden kann, aber was ist die „richtige“ Aufstellung? Mit den Value Streams und den Plattform-Crews haben wir einen Ausgangspunkt. Jedoch ergeben sich auch immer wieder Abhängigkeiten zwischen den Teams und den Aufgaben. Mit dem gleichen Ansatz wie zuvor müssen Sie Mikrolösungen finden. Welche Abhängigkeiten bestehen und wie können wir diese aufbrechen, neu ordnen oder verändern? Überprüfen und reduzieren Sie die Abhängigkeiten in Ihren Prozessen.

Kognitive Belastung, unklare Produktvision und unscharfe Priorisierungsprozesse

Wenn wir die Plattform-Crews einrichten, bedarf es einigen Entscheidungen: Gibt es zu viele Value Streams, an denen dieselben Plattform-Crews beteiligt sind? Bei Unternehmen ist es oft ein Problem, dass Abteilungen und Teams eine zu hohe Arbeitsbelastung haben. Sie sind in vielen Prozessen involviert und für jeden Einzelnen kann das bedeuten, dass die kognitive Belastung viel zu hoch ist. Die Frage, die wir uns regelmäßig stellen müssen, lautet also: Ist es wirklich sinnvoll, das Team in genau diesen Prozess einzubeziehen? Ist der Prozess noch zeitgemäß oder gibt es inzwischen andere Möglichkeiten den Prozess zu gestalten? Das Ergebnis kann vielfältig sein: Vielleicht werden Teams in kleinere Teams aufgeteilt, damit nicht jeder die gesamte Bandbreite der Aufgaben übernehmen muss. Eine andere Möglichkeit könnte auch sein, dass Aufgaben klarer priorisiert werden.

Apropos Priorisierung: Das Thema könnte zu einem großen Problem werden. Im Tagesgeschäft denken Teams oft, dass sie ad hoc interagieren müssen, oder der bestzahlende Kunde hat ein Problem und dies scheint plötzlich das dringlichste zu sein. Die Vision hier ist, einen Schritt zurückzugehen und einige Fragen oder Strukturen zu haben, um über die Value Streams nachzudenken. Selbst wenn der Kunde mit dem höchsten Geldinvest ein Problem hat, kann man natürlich sofort alles stehen und liegen lassen, aber treibt es uns als Team bzw. als Organisation wirklich voran oder gibt es andere Aufgaben, die uns eher voranbringen und der allgemeinen Entwicklung helfen? Diese Aufgaben werden dann höher priorisiert und die Anfrage des Kunden wird anschließend beantwortet.

Alles ist eine Frage danach, was Ihre Value Streams sind und welche Crews Sie brauchen?

Jedes Unternehmen ist anders, hat andere Value Streams und benötigt andere Plattform-Crews. Vielleicht sind Sie ein B2B-Softwareanbieter wie die priint Group und arbeiten mit Partnern zusammen, dann brauchen Sie eine Crew für Partnerschaften. Haben Sie immer ein Auge auf die Fähigkeiten der verschiedenen Crews. Haben Sie wirklich eine gute Anzahl von Experten in den Crews, oder sehen Sie eine zunehmende Anzahl von Verbindungen zu anderen Teams und Value Streams? Gestalten Sie die Aufgaben Ihre Teams effizienter, zögern Sie nicht neue Teams zusammenzustellen und erkennen Sie frühzeitig, wenn Experten fehlen. Dabei muss es sich nicht unbedingt um neue Mitarbeiter handeln, sondern vielleicht gibt es bereits Experten in Ihrem eigenen Unternehmen, die nur in anderen Abteilungen sind. Wenn Sie Ihre Value Streams, die verschiedenen Teams, die die Arbeit effizienter gestalten und Sie regelmäßige Ihre Struktur hinterfragen, haben Sie eine hohe Chance Ihre Mitarbeiter im Unternehmen zu behalten.