Digitalisierung vom Preisbeschilderungsprozess: Eine Gratwanderung zwischen Automatisierung und Individualisierung bei Möbel Pfister

Die Digitalisierung verändert die Produktkommunikation grundlegend. Möbel Pfister, ein führendes Schweizer Möbelhaus, zeigt mit seinem Projekt zur Digitalisierung des Preisbeschilderungsprozesses, wie Automatisierung und Individualisierung in Einklang gebracht werden können. Doch der Weg war nicht frei von Herausforderungen und lehrt wichtige Lektionen für zukünftige IT-Projekte.

Der Preisbeschilderungsprozess bei Möbel Pfister

Möbel Pfister betreibt 18 Filialen in der Schweiz, beschäftigt über 1.400 Mitarbeiter und erstellt seine Produktkommunikation in drei Sprachen: Deutsch, Französisch und Italienisch. Neben dem stationären Handel spielt auch der eigene Webshop eine zentrale Rolle. In den Filialen sind Preisplakate zentraler Bestandteil der Kundenkommunikation. Sie dienen dazu, nicht nur Preise, sondern auch wichtige Produktinformationen, Markenlogos und Verfügbarkeiten darzustellen. Diese Plakate, die in unterschiedlichen Layouts und Formaten gestaltet sind, sind ein unverzichtbares Medium, um Produktinformationen ansprechend bereitzustellen und damit essenziell für die Kundenkommunikation. Je nach Use Case werden sie in unterschiedlichen Layouts und Formaten gedruckt.

Bereits vor diesem Projekt wurde die priint:suite bei Möbel Pfister von der Marketingabteilung erfolgreich für die Erstellung von Prospekten und Katalogen genutzt. Diese etablierte Lösung zeigte, wie effizient Daten aus verschiedenen Quellen für die automatisierte Erstellung von Kommunikationsmaterialien genutzt werden können. Dadurch entstand die Idee, dieses Potenzial auch auf die Erstellung von Preisplakaten auszuweiten und damit die Prozesse in den Filialen zu optimieren.

Preisplakate im Filialgeschäft

Ausgangslage und Zielsetzung

Das Ziel des Projekts war es, den zeitaufwendigen und fehleranfälligen manuellen Prozess der Preisplakaterstellung zu digitalisieren und zu automatisieren. Zuvor wurden diese Plakate mit Word-Vorlagen auf Basis von Excel-Tabellen erstellt, was die Arbeitsabläufe in den Filialen stark belastete. Die bereits erfolgreich eingesetzte priint:suite bot also eine ideale Grundlage, alte Prozesse abzulösen und effizienter zu gestalten. Die Vision bestand darin, mit der priint:suite den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Filialen ein zentrales, benutzerfreundliches System zu bieten, mit dem sie selbständig Preisplakate mit minimalem Aufwand generieren konnten. Umgesetzt werden sollte dies durch die Nutzung definierter InDesign-Templates.

Hürden zwischen Innovation & Akzeptanz

Trotz der vielversprechenden Ausgangslage traten während der Implementierung zahlreiche Herausforderungen auf, die sowohl technischer als auch organisatorischer Natur waren.

Das Kernproblem resultierte aus der fehlenden Akzeptanz der Mitarbeiter. Viele fühlten sich nicht ausreichend geschult, da die Einführung der priint:suite nur durch virtuelle Schulungen begleitet wurde.

Parallel zur sporadischen Nutzung wurde Hybris um mehrere Major Releases angehoben, was die Schnittstelle lahmlegte.Dies führte zu massiven Problemen und einer massiven Ablehnung durch die Nutzer. Getreu dem Motto „Shit in – Shit out“ wurden Plakate ausgeleitet, die falsche oder gar keine Preisinformationen hatten.

Ein weiteres Problem war der InDesign Server, der bei gleichzeitiger Nutzung zahlreicher User, die an denselben Dokumenten arbeiteten, überlastet war. Die User blockierten sich gegenseitig, der InDesign Server funktionierte nicht mehr, was zu leeren Templates führte.

Neben technischen Hürden stellte auch die unklare Verteilung der Verantwortlichkeiten eine wesentliche Schwierigkeit dar. Vorgesetzte überließen die Umsetzung der neuen Prozesse den Mitarbeitern. Es entstanden Lücken und einige Teams griffen aufgrund der fehlenden Akzeptanz auf alte Methoden zurück, da die Automatisierung ein Umdenken erforderte, was die Mitarbeiter nicht bereit waren mitzutragen.

Wendepunkt: Wie Möbel Pfister die Herausforderungen meisterte

Um die technischen Probleme zu beheben und die Akzeptanz der neuen Prozesse wieder zu erlangen, wurde ein umfassender Maßnahmenplan entwickelt. Die Schnittstellen zwischen der priint:suite und dem PIM-System wurden stabilisiert, um eine zuverlässige Datenübertragung zu gewährleisten. Der InDesign-Server wurde optimiert, sodass er eine höhere Anzahl gleichzeitiger Nutzer unterstützen konnte. Bereits diese Maßnahmen führten dazu, dass die Zeit zur Generierung von PDFs um 70 % reduziert wurde.

Zusätzlich wurden neue Schulungsformate eingeführt, um die Mitarbeiter besser auf die Nutzung des Systems vorzubereiten. Präsenzschulungen und detaillierte Anleitungen halfen, das Wissen zu vertiefen und die Akzeptanz zu erhöhen. Die Verkaufsleitung wurde stärker eingebunden, übernahm eine aktive Rolle und trug zur Klärung der Verantwortlichkeiten bei. Zudem wurde die Kommunikation der Systemvorteile intensiviert, insbesondere die höhere Datenqualität und die Fehlervermeidung, um die Mitarbeiter von den Vorteilen der automatisierten Preisplakaterstellung zu überzeugen. Regelmäßige Besuche und direkte Unterstützung vor Ort stärkten das Vertrauen zusätzlich

Von Erfolg zu Erfolg: Die ImportApp bringt die Preisplakat-Erstellung auf die Überholspur

Nach den ersten Erfolgen wurde die Automatisierung mit der Einführung der ImportApp auf das nächste Level gehoben. Diese App ermöglicht es, dass das ERP-System automatisch Artikellisten generiert, die den entsprechenden Templates zugewiesen werden können. Diese Daten werden als .csv-Dateien nach Warengruppen, Aktionen und Preisänderungen strukturiert und an die priint:suite übermittelt. Die priint:suite verarbeitet diese Dateien und generiert über Nacht über 15.000 Preisplakate für die gewünschten Kampagnen. Die PDFs werden dann nach Filialen, Warengruppen, Aktionen und Preisänderungen sortiert und an einem definierten Ablageort abgelegt, von wo sie die Verkaufsmitarbeiter einfach nur noch ausdrucken und aufhängen können. Dieser automatisierte Prozess hat die Effizienz erheblich gesteigert und ermöglicht eine fehlerfreie, schnelle und präzise Erstellung der Preisplakate.

ImportApp der priint:suite

Preisplakate auf Autopilot: Möbel Pfister setzt auf priint:suite

Die priint:suite hat sich bei Möbel Pfister als Schlüsseltechnologie etabliert und wird von über 240 Nutzern aus Verkauf, Einkauf und Marketing zur effizienten Erstellung von Preisplakaten, Etiketten, Prospekten und Katalogen eingesetzt. Das Projekt hat gezeigt, dass Automatisierung nicht nur technische, sondern auch menschliche Herausforderungen mit sich bringt. Eine klare Verantwortungszuweisung und kontinuierliche Unterstützung sind entscheidend, um die Akzeptanz zu fördern. Trotz anfänglicher Hürden hat sich die priint:suite als unverzichtbares Werkzeug erwiesen, das die Produktkommunikation optimiert und die Effizienz nachhaltig steigert.