Vom Arbeitsfrust zum Arbeitsfluss – Print-Produktionen smart gestalten mit BPMN
Kennen Sie das? Es ist kurz vor Druckschluss. Bald ist er da, der langersehnte Jahreskatalog. Seit Wochen fragen die Kunden danach, der Vertrieb ist schon unruhig und die Druckerei steht in den Startlöchern. Ganz klar, dass hier noch auf die Schnelle auch das neue, exklusive Produkt einen Platz finden soll. Nach der zügigen Anlage im ERP-System findet es seinen Weg in das PIM-System, wird dort am gleichen Tag mit den relevanten Marketingdaten angereichert, parallel werden die Bilder angefertigt, die Platzierung bestimmt und rechtzeitig vor dem letzten Proof ist das Neuprodukt da – direkt auf Seite 1. Ist das der Alltag? Wohl kaum.
„Es gibt da noch so ein neues Produkt!“ hört man es aus der Marketingabteilung. „Das muss glaube ich noch in den Katalog!“ Oh je! Das auch noch. Ein paar Klicks im ERP zeigen, dass es schon vor ein paar Tagen angelegt wurde und bereits in das PIM importiert wurde. Ein Anruf bei der zuständigen Produktmanagerin: „Du, du musst hier noch die Daten pflegen! Und das Produkt soll auch noch mit in den Katalog!“. Ein paar Anrufe und E-Mails später ist klar – hier müssen noch Muster besorgt werden, der Kollege aus der Werbung, der die Fotos macht, ist den Rest der Woche im Urlaub und wer macht hier noch mal die Freigabe? Erfolgt die Freigabe jetzt im PIM? Oder erst später in dem PDF? Warum muss man das Produkt eigentlich zweimal freigeben? Ist das der Alltag? Leider sehr oft.
Die analoge Zeit der Aktenstapel, die von Schreibtisch zu Schreibtisch bewegt werden und deutlich machen, was und wie viel heute noch zu bearbeiten ist, ist vorbei. Die digitalen Datenflüsse in Unternehmen werden immer komplexer. An Prozessen sind mehrere Abteilungen beteiligt und die Verantwortlichkeiten so gestreut, dass gar nicht klar ist, wer hier eigentlich gerade am Zug ist oder welche Aufgaben eigentlich gerade anstehen, ohne die Kollegen und Kolleginnen nicht weiterarbeiten können. All dies neben dem Tagesgeschäft und mit vielen, an sich schon hochkomplexen Systemen, die zusammenarbeiten müssen. Und so sollen für die an sich einfach wirkende Aufgabe, dass ein Produkt noch im neu produzierten Katalog beworben werden soll, in unserem Beispiel drei Softwarelösungen und vier Abteilungen an einem Strang ziehen – und das auch noch schnell und 100% korrekt.
Aber was kann hier Abhilfe schaffen? Was bringt uns dem Ideal vom „Katalog auf Knopfdruck“ näher und hilft, Arbeitsabläufe transparenter und effizienter zu gestalten? Die Lösung kommt aus dem Bereich des Prozessmanagements – der Industriestandard Business Process Model and Notation, auch als BPMN (aktuell in der Version 2.0) bekannt. Die Stärke liegt in der verständlichen und schnell erlernbaren Darstellung beliebig komplexer Prozesse. Egal, ob es sich um automatisierte Abläufe wie einen regelmäßigen Datenimport, um menschliche Arbeitsabläufe wie das Pflegen von Daten oder automatische Benachrichtigungen wie das Versenden von Aufgaben per E-Mail handelt – über BPMN kann nahezu alles beschrieben und abgedeckt werden, was Sie für Ihre Datenflüsse brauchen. Sie zeigt klar, wer wann welche Aktion durchführen muss, um sich auf dem Weg vom Start zum Ziel nicht zu verlieren.
Viele ERP- und PIM-Systeme und künftig auch die Database Publishing Lösung priint:suite von der priint Group verstehen diese Sprache. So kann Ihr Produkt vom ERP-System bis zum freigegebenen Druck-PDF eng begleitet werden, systemübergreifend und transparent. Ganz egal, ob Sie parallel zur Datenanlage schon mal die Fotos erstellen lassen wollen. Ob Ihre Kollegen und Kolleginnen lieber per E-Mail benachrichtigt werden oder sich die Aufgaben selbst aus der automatisch erstellten ToDo heraussuchen wollen. Ob Korrekturschleifen bei Ihnen eher die Regel oder die Ausnahme sind. Die einfache Dokumentation der Prozesse liefert BPMN hier gleich mit. Verständliche Symbole und ein Regelwerk erleichtern das Verständnis und machen es leicht, bei Prozessänderungen an jeder Stelle Anpassungen vorzunehmen.
Sprechen Sie uns an, damit wir gemeinsam Ihren optimalen Workflow modellieren können – damit auch Ihr nächstes Neuprodukt zielgerichtet den Weg in Ihren neuen Katalog findet!