"Digitalisierung, eine Sache der Einstellung"
Unglaublich, aber wahr, schon seit über 25 Jahren spricht die Druck- und Medienindustrie über die Möglichkeiten von Database Publishing, Crossmedia Publishing später von Catalog Publishing und Multichannel Publishing, seit neuestem von Programmatic Printing. Und die Digitaldruck-Technik ist für die technische Umsetzung schon mindestes genauso lange eine Option, zumindest wenn es dabei um gedruckte Information geht.
Warum dauert die Digitalisierung so lange?
Dagegen werden die Chancen dieser neuen Kommunikations-Technik, auch ein viertel Jahrhundert später, noch immer zu wenig genutzt, trotz höherer Response-Raten, reduzierter Logistikkosten, besserer Zielgruppenansprache und all der sonstigen Vorteile.
Mir kommt es vor, als ob die Staumauer schon errichtet ist, die Zu- und Abflüsse kanalisiert und die Stromgeneratoren und Pumpen schon installiert sind, nur das Wasser, in unserem Fall die Daten, fehlen.
Das zeigt, dass die Digitalisierung in unserer Branche noch nicht weit gekommen ist. Dabei geht es um alle.
- Die Unternehmen, die werben, können keine relevanten Kundendaten speichern, strukturieren und bereitstellen,
- die Werbepartner haben zu wenig digitales Knowhow
- den Druckereien fehlen Software und Fachkräfte.
Das gilt nicht für jedes Unternehmen. Es gibt sie, die tollen Benchmark-Projekte, meist aus dem Online-Markt, der logischerweise bereits digitalisiert ist.
Trotz digitaler Transformation unserer Gesellschaft und Wirtschaft fehlt es also immer noch an der Digitalisierung, gerade im Bereich des Mittelstands. Und das hat viele Gründe. Den einen ging es bisher zu gut, den anderen zu schlecht, um zu investieren. Außerdem fehlt in vielen Betrieben immer noch das notwendige Knowhow, ganz zu schweigen von der fehlenden Motivation der Mitarbeiter.
Es fehlt an der richtigen Einstellung!
Worum es mir in diesem Blog-Artikel geht, und worüber ich in meinen Vorträgen spreche, ist die fehlende Einstellung zur Digitalisierung. Denn genau darum geht es. Digitalisierung ist ein Prozess und keine Technologie. Deshalb ist sie so schwer greifbar. Was soll ich tun, wo kann ich beginnen, wie soll ich vorgehen? Es gibt keinen eindeutigen Königsweg, weil es, zum Glück, viel zu viele unterschiedliche Firmen, Branchen und Geschäftsmodelle gibt. Jeder muss seinen eigenen Königsweg finden.
Aber dass sich jeder auf den Weg machen muss, ist eine Notwendigkeit. Auch wenn es in unserer Branche vielleicht etwas länger geht als in der Musik- und Filmindustrie, oder im Banking, wo die Digitalisierung schon das gesamte Business verändert hat. Prinzipiell gilt die Pareto-Regel der Transformation. Und die besagt, dass am Ende eines Transformationsprozesses nur noch 20% der Firmen aus der Zeit vor dem Wandel kommen, die anderen sind Newcomer oder Quereinsteiger (die übrigens auch nur der Rest von denen sind, die es versucht haben).
In den vielen Jahren meiner unternehmerischen Tätigkeit, in der ich Unternehmen in der Druck- und Medienindustrie mit digitalen Lösungen unterstützt habe, habe ich erfolgreiche Unternehmen kennengelernt, die auch heute noch profitabel arbeiten, ausgelastet sind und positiv in die Zukunft schauen. Sie alle zeichnet eine gemeinsame Sache aus. Es ist ihre Einstellung gegenüber der Digitalisierung.
Das beginnt bei der Geschäftsleitung, geht über den Vertrieb, und die Auftragsabwicklung durch die ganze Firma. Die Menschen haben die richtige Einstellung und auch die Technik und die Prozesse sind richtig eingestellt. Der Betrieb ist digitalisiert. Wenn das erreicht ist, ergeben sich viele Dinge fast von selbst, aber dazu später mehr.
Die 3 Voraussetzungen für die richtige digitale Einstellung
Deshalb will ich euch die 3 wesentlichen Voraussetzungen mitgeben, die notwendig sind, um euren Betrieb digital richtig einzustellen:
1. Verstehen was Digitalisierung bedeutet
Um die Bedeutung der Digitalisierung herauszustellen, will ich ein Missverständnis ausräumen:
Nämlich der Gedanke, Digitalisierung bedeutet: ich kaufe jetzt ein CRM oder ERP, ich installiere einen Publishing-Server oder ich kaufe eine Digitaldruckmaschine.
„Digitalisierung ist keine Technologie!“
Es geht bei der Digitalisierung darum, mit Daten umgehen zu können. Die ganze Welt vernetzt sich, in dem sie Daten austauscht. Und wer da nicht mitmacht ist raus. Das ist der große Game-Changer. Nur wer mit Daten umgehen kann, wird in der Zukunft überleben.
Wer mit Daten umgehen kann, profitiert durch 3 Faktoren:
- Automatisierung, die einfache Arbeit erspart und Zeit schafft für wertvolle Arbeit
- Datentransparenz, die Zeit für die Informationsbeschaffung einspart
- Vernetzung, die den Zeitaufwand für die Datenerfassung reduziert
Und weil diese Vorteile immer mehr Menschen und Unternehmen erkennen, vernetzt sich die Welt und digitale Daten werden immer wichtiger. Kunden, Lieferanten, Produktionspartner, Paymentprovider, Banken, Versender, Steuerberater, alle senden und benötigen Daten. Und um hier mitspielen zu können, muss man Geschäftsdaten annehmen, verarbeiten und weitergeben können, und zwar so schnell wie möglich.
„Digitalisierung ist die Fähigkeit mit Daten umgehen zu können!“
Wer das nicht kann, wird nicht überleben. Darum geht es.
Oder, wie es Jeff Bezos von Amazon, gesagt hat:
„Zur digitalen Transformation gibt es keine Alternative. - wer sich nicht anpasst, wird scheitern.“
Ich möchte es nochmal in meinen Worten sagen: Digitalisierung ist keine Option, sondern eine Notwendigkeit.
2. Verstehen was die Digitalisierung bewirkt
Auch hier will ich ein Missverständnis ausräumen: Digitalisierung passiert nicht mit einem lauten Bang und ist plötzlich da, sondern, wie schon erwähnt, handelt es sich um einen Prozess. Der, wenn er angestoßen und konsequent weiterverfolgt wird, erfolgreich ist.
„Digitalisierung ist eine Erfolgsspirale“
Für die Wirkung der Digitalisierung stelle ich gerne den Virtuous Circle vor. Ein Wort, das es im Deutschen nicht gibt. Es ist das Gegenteil des Teufelskreises. Dieser besagt, dass wenn etwas Schlechtes passiert, wird dadurch etwas Schlechteres erzeugt, das wiederum etwas noch Schlechteres hervorbringt. Es geht also um einen Abwärtsstrudel, der sich ständig verstärkt. Der Virtuous Circle entsteht dagegen, weil aus etwas Gutem etwas Besseres entsteht, das etwas noch Besseres bewirkt. Sozusagen eine Erfolgsspirale nach oben.
Warum das für die Digitalisierung gilt? Ganz einfach. Ist der Groschen gefallen, das bedeutet, ist die richtige Einstellung und mit ihr die Bereitschaft da, Zeit und Geld für die Digitalisierung zu investieren, wird der Kreislauf gezündet.
„Die 3 Phasen der Erfolgsspirale“
Dabei handelt es sich um 3 Phasen:
- Zunächst wird nach einer Möglichkeit gesucht einen Prozess zu optimieren
- In der zweiten Phase wird ein Lösungsweg eingerichtet und umgesetzt
- In der dritten Phase wird mit der Lösung gearbeitet und ständig optimiert
Am Ende hat man ein positives Ergebnis, einen Mehrwert geschaffen, den man nun dazu verwendet, die nächste Lösung umzusetzen.
„Der Zinseszins-Effekt der Erfolgsspirale“
Jeder Kaufmann wird an dieser Stelle erkennen, dass es sich um das Prinzip des Zinseszinses handelt. Die Investition erwirtschaftet anfänglich einen geringen Zins, der wieder neu eingesetzt wird, wodurch sich der Gewinn mit jedem Zyklus exponentiell verbessert. Leider sind aber heute die Erwartungen an eine Investition in die Digitalisierung von Anfang an sehr hoch und schneller Gewinn steht im Vordergrund.
3. Verstehen was Digitalisierung erfordert
Hier noch ein weiteres Missverständnis, das aus dem Weg geschafft werden muss: Digitalisierung kann man nicht weg delegieren, sondern es geht um eine strategische Aufgabe.
„Die 3 strategischen Aufgaben der Geschäftsleitung“
Wenn die Geschäftsleitung verstanden hat, um was es wirklich geht und was Digitalisierung bewirken kann, muss sie drei Aufgaben erfüllen:
- Sie muss Digitalisierung kommunizieren
- Sie muss Digitalisierung organisieren
- Sie muss Digitalisierung technisch ermöglichen
„Digitalisierung erfordert Kommunikation“
Bei der ersten Aufgabe geht es genau um das, worum dieser Blog-Beitrag handelt. Bei allen Mitarbeitern im Unternehmen muss das Verständnis geweckt werden, um was es bei der Digitalisierung geht. Nämlich um eine Notwendigkeit für das ganze Unternehmen und jeden einzelnen Mitarbeiter. Jeder muss mitziehen, auch wenn er statt 3 nun 5 Klicks benötigt, weil er weiß, dass an anderer Stelle 100 Klicks gespart werden. Hier geht es also um Führung, Kommunikation, Schulung und Weiterbildung der Mitarbeiter.
„Digitalisierung erfordert Organisation“
Die zweite Aufgabe bedeutet Digitalisierung in die Organisation einzupflanzen. Das heißt, es müssen Personen, Teams, oder in größeren Unternehmen ganze Abteilungen, die Digitalisierung nach vorne treiben. Es geht dabei nicht um eine zeitlich begrenzte Aufgabenstellung, sondern um eine ständige Aufgabe, die regelmäßig neue Projekte hervorbringt. Die Hauptaufgabe besteht darin, Mitarbeiter, Technik und Prozesse so miteinander in Einklang zu bringen, dass eine andauernde Optimierung erfolgt.
„Digitalisierung erfordert Technik“
Die dritte Aufgabe ist die Bereitstellung des technischen Equipments, wie Hard- und Software, um die Digitalisierung zu ermöglichen. Hierbei ist zu beachten, dass es sich bei moderner Digitalisierungstechnik in der Regel um Cloud basierte Systeme handelt, die per Schnittstellen, wie z.B. APIs miteinander verknüpft sind. Auch die Fähigkeit Workflows zu definieren, die automatische Verarbeitungen ermöglichen, sollte technisch berücksichtigt sein. Ein System und eine Datenbank müssen für die zentrale Datensteuerung und das Datenmanagement führend sein.
Wir von Obility haben eine web basierte Digitalisierungs-Plattform für Druckunternehmen und andere entwickelt, die interne und externe Geschäftsprozesse digitalisiert und optimierbar macht. Sie stellt umfangreiche Funktionen für E-Commerce, Auftragswesen und Kalkulation, Materialwirtschaft und Logistik sowie Produktions-Planung und Steuerung bereit. Mittels offener Schnittstellen können externe und interne Systeme vernetzt werden und Workflows und Assistenzsysteme sorgen für die Einsparung unnötiger Arbeit. Durch ihre zentrale Datenbank können alle Informationen in der richtigen Form, zur richtigen Zeit am richtigen Ort bereitgestellt werden. Wer also die richtige Einstellung zur Digitalisierung gefunden hat, sollte sich einmal mit dieser Lösung beschäftigen.
Fazit zur richtigen Einstellung
Nur wer versteht, dass es bei der Digitalisierung keine Option gibt, der die Vorteile der Digitalisierung versteht und sich die Aufgaben bewusst macht, ist auf dem Weg zur richtigen Einstellung für die Digitalisierung. Chefs und Inhaber, die das Thema verdrängen oder eine schnelle Lösung suchen, statt sich strategisch darauf einzustellen, werden scheitern. Und Mitarbeiter, egal welchen Alters, die den digitalen Flow im Unternehmen behindern, werden irgendwann ersetzt. Das ist der Lauf der Dinge.
Auch wenn es manchmal ein wenig länger dauert.